A projektmenedzsment buktatói: 3+1 fontos terület, amit sose hagyj figyelmen kívül

Nem is kérdés, milyen sok előnnyel jár, ha jól tervezünk meg egy projektet. A hatékony projektmenedzsmentnek viszont fontos része, hogy odafigyelünk a lehetséges buktatók elkerülésére is. Bemutatunk pár fontos területet, amin egy projekt könnyen megcsúszhat. Tervezz velük, és a projektfolyamatok során se feledkezz meg róluk, hogy ne akadályozzák a sikeres munkát.

1. A kommunikáció hiánya

Talán elsőre túlzásnak tűnik, de a megfelelő kommunikáció sokszor nagyobb odafigyelést igényelhet, mint egy adott feladat teljesítése. Ugyanis hiába haladnak a résztvevők a személyesen nekik delegált feladatokkal, megfelelő kommunikáció nélkül széttöredezhet a projekt.

Különösen, ha fizikailag nincsenek egy helyen / irodában a résztvevők, nem mindig tudjuk, hogy állnak a többiek, feleslegesen várakozunk egy visszajelzésre, vagy megreked egy folyamat, mert az egyik lépésnél kimarad egy egyszerű közlés stb. A kevés, hiányos vagy rossz kommunikáció nem csak akadályokat gördít a projekt elé, de félreértéseket, konfliktusokat is gerjeszthet a csapatban.

Ennek elkerülésére hatékony megoldás a digitális projektmenedzsment. Egyrészt könnyen hozzáférhető lesz minden feladat, aktualitás a résztvevőknek, és naprakész információkat kaphatnak a projekt állásáról. Másrészt ezzel a kommunikációs csatornával növeljük az átláthatóságot, lehetőség van visszajelzésekre, megerősítésekre, és nem csak e-mailekben vagy összehívott meetingeken egyeztetünk a csapattal.

2. Alultervezés vagy túltervezés

Egy projekt megtervezésénél a nagy mérföldkövek meghatározása után egyre kisebb egységekre, feladatokra, részfeladatokra érdemes bontani a szükséges teendőket. Ha ezen a ponton nem vagyunk elég körültekintőek, könnyen beleeshetünk a túltervezés vagy épp az alultervezés hibájába.

Ha alultervezünk, abba az illúzióba kergethetjük magunkat, hogy flottul halad a projekt, csak épp a kifelejtett részletek miatt az utolsó pillanatokban kell rengeteg utómunkát elvégezni. Ez kockázatos, óriási fejetlenséget okozhat a csapatban, és jelentős pluszköltségeket is generálhat.

Ezzel szemben, ha túltervezünk, vagyis a szükségesnél sokkal több dolgot, feladatot sűrítünk a projektbe, rengeteg időt elégethetünk feleslegesen, elveszíthetjük a fókuszt a fő célról, és a költségek is megnőhetnek. Erre jó megoldás fontosság és sürgősség alapján csoportosítani az ötleteket, feladatokat (Eisenhower-mátrix), mert hamar átláthatjuk, mi az, ami felesleges, és mik a fő fókuszpontok.

A hangsúly azon van, hogy kiegyensúlyozottan tervezzünk meg minden projektet. Hagyjunk teret a váratlan eseményeknek, és ugyanígy igyekezzünk minél több felesleges tételt időben kigyomlálni, hogy ne égessük vele az időt és a költségeket. Esetleg érdemes kipróbálni az agilis projektmenedzsment irányt, amennyiben illeszkedik a szervezet életébe.

3. Változások…

a) a folyamatokban

Az előző pontnál már volt róla szó: ökölszabály, hogy tervezd be a tervezhetetlent, vagyis készülj a váratlanra minden projektnél! Mindig van váratlan esemény a projektmunkákban, és ha a rendelkezésre álló erőforrásokat kimaxoljuk a projekttervezés során, nem hagyunk időt, teret a váratlan események megoldására, könnyen megakadhat, sőt akár zátonyra is futhat a projekt. Ezek lehetnek külső okok, de érkezhet a probléma, a változás a magából a projektből, belülről is, pl. változó vagy új igények, növekvő költségek, határidők módosulása stb. formájában.

b) a csapatban

Fontos kitérni a résztvevőkkel kapcsolatos változásokra is. Nem pusztán az esetleges fluktuációról van itt szó – sokszor egy folyamat kellős közepén derül ki, hogy nem megfelelő felelőst választottunk egy feladatra. Minél előbb fény derül erre (lásd kommunikáció), annál könnyebb orvosolni a problémát. Ilyen pedig van. Akiről azt gondoltuk, a kreatív csapat munkáját fogja támogatni, kiderül, hogy sokkal jobb például az alvállalkozókkal való kapcsolattartásban, egyeztetésben; vagy előfordulhat, hogy olyan feladatok állnak előttünk, amelyekhez teljesen új készségeket kell megtanulnia, elsajátítania néhány résztvevőnek stb.

Ezek olyan változások, újdonságok, amelyek időt, energiát, költséget emészthetnek fel – tervezd be az előre tervezhetetlent, ami egy projektmunka során a változás.

+1. Ami nem megy…

Akkor működik jól egy projektcsapat, és akkor beszélhetünk sikeres projektmenedzsmentről, ha a fenti kihívásokat rugalmasan, sikeresen kezelni tudja. Folyamatosan, nyíltan, átláthatóan kell kommunikálnia a tagoknak, körültekintően kell tervezni, fel kell készülni a változásokra, és változtatni, tanulni, új területekre merészkedni, ha szükséges.

Nagyon jó lenne, ha nem így lenne, azonban végül mégsem sikerül úgy minden projekt, ahogy szeretnénk. Lelkileg is nehéz feldolgozni, de komoly költségeket, sőt hitelvesztést is tud okozni, ha nem nézünk szembe időben az elkerülhetetlennel: le kell zárni a projektet. Ez nehéz lépés, de hosszú távon a javunkra válik. Ne felejtsük el, milyen fontos, hogy mindig megvizsgáljuk az okokat, amelyek a projekt kudarcához vezettek.

Persze egy sikertelen projekt kielemzése nem túl vidám téma, de ez a szituáció tökéletes arra is, hogy tudatosítsuk a csapatban: a hosszú távú eredményesség egyik titka az, hogy nem csak a kudarcot, hanem a sikert is érdemes mindig kielemezni. Úgyhogy a sikeres projektek után is szánjatok erre időt, mert egészen meglepő pozitív hatásai lehetnek!

Válts a Gilinda alkalmazásra, és vigyétek sikerre egy szuper digitális feladatkezelő segítségével legújabb projektjeiteket.