Hogyan érdemes csökkenteni az irodai terhelést?

Néhány növény sajnos nem elég, hogy egy iroda tényleg zöldebb legyen. Túl sok energiát használunk, sok költséget generálunk – ideje az irodai környezetben is változtatni kicsit. A legnehezebb kérdés azonban mindig ez: hol van a probléma, hol fogjunk bele?

Mindannyian társasjátékoztunk már, ami nem más, mint szabályok, egyéni stratégia, játékostársak és véletlen körülmények összjátéka. Vannak akadályok, kisebb-nagyobb sikerek az úton, és egy cél. Valójában ez szinte semmiben nem különbözik egy munkaprojekt lebonyolításától. A gamifikáció (gamification) az, amikor az üzleti projektmunka-folyamatokban alkalmazzák a játéktechnikákat. Lényege a munkavállaló motiválása a játék eszközeivel a munkafolyamat eredményessége és a problémamegoldás érdekében.

A papírtenger… és egy nyomtató mind felett

Az irodai papírhasználat óriási költséget generál. A papír ára jó ideje elképesztő csúcsokat döntöget, amihez hozzájárult a világjárvány miatt leállított, majd lassan újrainduló fakitermelés, a műanyag kivezetése, a logisztikai láncokban jelentkező problémák és az energiaárak emelkedése is.

Teljesen papírmentessé tenni egy céget ma még nem egyszerű, így persze nyomtatóra is szükség van. Ez többféleképpen terheli az irodai környezetet és a céges költségvetést. Ott van a gép ára, a rendszeres szervizdíj, a kiszállási és munkadíj, és meghibásodás esetén a cserélendő alkatrészek ára. Meg kell fizetni az áramot, a festéket, a selejtek költségeit is – valójában minden egyes lap, ami keresztülmegy a nyomtatón, költség. Igen, még az is, ha egy üres lap halad át a gépen.

E-maileket. Nyomtatunk. Ki.

Az, hogy manapság már nem is igazán nyomtatnak a cégek, óriási tévedés. 2021-ben a Fellowes a Szinapszis Piackutató Intézet közreműködésével felmérte a hazai kkv-szektor adatvédelemmel kapcsolatos szokásait. Megdöbbentő eredmények születtek a papír- és nyomtatóhasználattal összefüggésben! A cégek 79%-ánál a papíralapú iratkezelés működik jobban, és a vállalatok 81%-ánál jellemző, hogy kinyomtatják az elektronikusan küldött számlákat, szerződéseket, önéletrajzokat, sőt az e-maileket is.

Amellett, hogy a nyomtatás, lefűzés, tárolás, visszakeresés körforgása időgyilkos, költséges és kontraproduktív, jelentős biztonsági és adatvédelmi kockázatot is jelent.

Oké, a teljesen papírmentes iroda egyelőre csak álom, de mit tehetünk azért, hogy legalább a projektmunka kevesebb papírt emésszen fel?

Kis lépések, digitális megoldások

Elegendő lehet csak a berögzött rossz irodai szokásokat kigyomlálni. Ne nyomj automatikusan a gombra, előbb gondold át, valóban szükséges-e kinyomtatni egy önéletrajzot vagy e-mailt például (az esetek többségében nem). Van, ahol ilyen apró dolgok is érezhető változást hoznak, de a cégek ma már szívesen néznek digitális megoldások után is, hogy megszűnjön a papírtenger.

Egy projektmenedzser-alkalmazás használatával nemcsak a nyomtatás csökkenthető, hanem a kollégák munkaterhelése is. Rövidül a keresési idő, átláthatóbbak lesznek a munkafázisok, néhány kattintással szétoszthatjátok a teendőket, miközben csökken a környezeti terhelés, költséget takarít meg a cég, és az adatvédelem is hatékonyabb lesz. Végsősoron mindenkinek az életét könnyebbé teszi a cégnél.

A Gilinda üzleti alkalmazással sokat tehetsz az irodai terhelés csökkentésért. Sokkal kevesebb papír, hatékonyabb projektmenedzsment, valós idejű, online változáskövetés!